Eine GoBD konforme Verfahrens-
dokumentation für mehr Sicherheit bei Betriebsprüfungen

Die wiederkehrenden Prozesse in einem Unternehmen egal welcher Branche und Größe, wie die Erstellung, Verwaltung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten oder Daten, muss für externe Prüfungsinstanzen (Finanzverwaltungen) korrekt, gut nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert werden. Grundlage hierfür sind die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Um die Einhaltung dieser Grundsätze zu erfassen, darzustellen, um somit unternehmerische Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Verfahrensdokumentation über die eigenen unternehmerischen Prozesse zu erstellen.

Fragen & Antworten

Was sind die GoBD?

Eine Ergänzung zu den bereits vorhandenen und bekannten GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) erfolgte 2014 durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vorgestellt und geregelt im BMF-Schreiben (Bundesfinanzministerium) vom 14.11 desselben Jahres.

Dieses informiert über die gesetzlichen Anforderungen an die unternehmerischen Prozesse, Dokumentationspflichten, Aufbewahrungsfristen von Unterlagen, wann und wie Kontoauszüge zu vernichten sind oder die ordnungsgemäße Belegablage, die von jedem Unternehmen zu beachten und einzuhalten sind.

In diesem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, zur Abbildung von unternehmerischen Prozessen, gefordert und seit 2015 wird jedem Unternehmen von der Finanzverwaltung dies dringlich empfohlen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer GoBD Verfahrensdokumentation ist der organisatorisch und technisch gewollte Prozess Ihres Unternehmens zu dokumentieren, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Diese Unterlagen werden unter der Maßgabe erstellt, um sowohl dem Unternehmen als auch den externen Prüfinstanzen/Finanzverwaltungen, die korrekte Einhaltung der GoBD und GoB zu dokumentieren.

Je umfassender, verständlicher und nachvollziehbarer die Verfahrensabläufe sowie der Umgang mit Dokumenten und Daten dargestellt werden, desto geringer ist das Risiko möglicher negativer Konsequenzen, wie der Vorwurf von Formfehlern oder möglicher Unterlassungsgebühren. 

Im Folgenden finden Sie einige relevante Bereiche, die ausführlich vorgestellt und dokumentiert werden sollten:

– Einhaltung der GoBD und GoB
– Beschaffenheit des Archives
– Aufstellung der IT-Systemlandschaft
– Datenschutz-Konzept
– Funktionalität des IKS (Internes Kontrollsystem)
– Beschaffenheit der Arbeitsabläufe
– Etwaige tätige externe Dienstleister

Wer ist zur Führung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wenden sich an alle Gewerbetreibende und Unternehmer, die laut Gesetz zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Gesetzen verpflichtet sind.

Dies sind:
– Selbstständige
– Unternehmen jeder Größe und Branche
– Unternehmen, die Ihren Gewinn über die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) ermitteln
– Freiberufler

Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung?

Die Betriebsprüfungen der Finanzverwaltungen sind im Wandel und es werden immer öfter Formfehler in der Buchführung und Dokumentation als Grundlage von Schätzungsbefugnissen, herangezogen.

Die Nicht-Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist als ein solcher Formfehler zu betrachten und kann somit zu empfindlichen Hinzuschätzungen, von 2 – 15 % des Jahresumsatzes, führen oder zur Auferlegung eines Unterlassungsgeldes, bis zu einer Höhe von 10.000 EUR.

Auch die Nicht-Einhaltung der neuen GoBD im Ablauf der unternehmerischen Arbeitsprozesse oder der genauen Beschreibung der eingesetzten Software-Produkte stellt einen Formfehler dar und kann zu einer Schätzungsbefugnis seitens der Finanzverwaltung führen.

Erst durch die Erstellung eines anschaulichen Dokuments kann man das Risiko eines möglichen Formfehlers erkennen und beheben.

Welche Kosten fallen für eine Verfahrensdokumentation an?

Die Höhe des Investitionsvolumens, das für die Erstellung einer GoBD-konformen
Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen anfällt, ist abhängig von mehreren Kriterien:

– die Menge an Prozessen
– die Komplexität der Prozesse
– die Anzahl und Vollständigkeit bereits vorhandener Dokumentationen
– die Kapazitäten in Ihrem Unternehmen um bestehende oder neu eingerichtete Dokumentationen zu ergänzen

Die Kostenermittlung erfolgt bei uns stets nach einem ersten unverbindlichen und kostenfreien Vorort-Termin, bei dem wir gemeinsam mit Ihnen Ihren Bedarf ermitteln. Im Anschluss daran erhalten Sie von uns eine Schätzung zu dem von uns ermittelten Investitionsvolumen.

In engem Austausch mit Ihnen besprechen wir unsere Vorschläge und das weitere Vorgehen.

Was ist unser Versprechen an Sie?

Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit der Pro Mandant entscheiden, erhalten Sie eine auf den neuesten Erkenntnissen, Vorschriften und Gesetzen basierende, professionell erstellte GoBD Verfahrensdokumentation.

Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung.

Eine professionell erstellte Dokumentation verleiht Ihnen als Unternehmer Sicherheit bei einer Betriebsprüfung.

Wir bieten Ihnen ein Gesamtpaket, das nicht mit der Dokumentation endet. Wenn gewünscht
erhalten Sie neben der ersten Beratung und der Erstellung der Verfahrensdokumentation auch eine umfangreiche Beratung und Betreuung bei der Umsetzung entstehender Anpassungsprozesse und/oder Verbesserungspotentiale.

Auch bei eventuell auftretender Unternehmensveränderungen, die eine Anpassung Ihrer Unterlagen erfordern, stehen wir Ihnen zur Seite.

Ihr kompetenter Partner für die Verfahrensdokumentation

Mit der Pro Mandant haben Sie einen kompetenten Partner an Ihrer Seite. Wir wenden uns mit unseren Dienstleistungen sowohl an Steuerkanzleien als auch an Unternehmen jeder Branche und Größe.

  • - Wir prüfen für Sie, ob Ihre Prozessabläufe GoBD konform sind
  • - Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der GoBD
  • - Wir erstellen für Sie eine übersichtliche und gesetzeskonforme Dokumentation
  • - Wir helfen Ihnen bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Kompetente und erfahrene Unternehmensberater und zertifizierte Datenschutzbeauftragte kümmern sich um Ihre Belange.

Icon Verfahrensdokumentation

Kompetenz

Die Pro Mandant verfügt über die fundierte Erfahrung in der Erstellung von Verfahrensdokumentationen für diverse Branchen und kennt die Anforderungen für die steuer-konformen Prozesse. Dadurch kann Ihnen die Pro Mandant zusätzlich die Risiken in Ihren Unternehmensprozessen aufzeigen.

Icon Zeitersparnis

Wirtschaftlichkeit

Während Sie sich noch mit den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation vertraut machen müssen, sind diese Umsetzungen das tägliche Geschäft der Pro Mandant. Damit arbeitet sie schneller und effizienter und Sie, als Unternehmer, können sich in Ruhe auf Ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.

Icon Sicherheit

Sicherheit

Eine kompetente Dokumentation von Kernprozessen innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht das Aufzeigen und Minimieren von Risiken.

Icon neutraler Blick

Neutraler Blick

Aufgrund der unabhängigen Stellung der Pro Mandant gegenüber Ihrem Unternehmen, werden Ihre Prozesse sachlich, vollständig, wahrheitsgemäß, also auch urteilsfrei aufgenommen und dokumentiert.

Prozessablauf

Über uns

Wir als Pro Mandant GmbH & Co. KG sind eine Unternehmensberatung, die sich auf die Erstellung und Prüfung der GoBD-Konformität und Verfahrensdokumentation spezialisiert hat.

Diese eröffnet uns die Möglichkeit, die dokumentierten Verfahren in Unternehmen, in digitale umzustellen.

Wir begleiten Sie bei der Aktualisierung der neuen digitalen Welt (Unternehmen 4.0) oder führen Sie dorthin.

Natürlich, unter der Maßgabe Ihrer persönlichen Zielsetzung, die bestmöglichste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Kontakt

Pro Mandant GmbH & Co. KG
Birkenhof 22
40225 Düsseldorf
Deutschland

Pascal Fortmann

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