VFD - GoBD-konforme Verfahrens-
dokumentation

Die wiederkehrenden Prozesse in einem Unternehmen egal welcher Branche und Größe, wie die Erstellung, Verwaltung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten oder Daten, muss für externe Prüfungsinstanzen - Finanzverwaltungen - korrekt, gut nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert werden. Grundlage hierfür sind die GoB - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung - und die GoBD - Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Um die Einhaltung dieser Grundsätze zu erfassen, darzustellen, um somit unternehmerische Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Verfahrensdokumentation über die eigenen unternehmerischen Prozesse zu erstellen.

Allgemeine Infos

Die GoBD

Eine Ergänzung zu den bereits vorhandenen und bekannten GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – erfolgte 2014 durch die GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – vorgestellt und geregelt im BMF-Schreiben – Bundesfinanzministerium – vom 14.11. desselben Jahres.

Dieses informiert über die gesetzlichen Anforderungen, an die unternehmerischen Prozesse, Dokumentationspflichten, Aufbewahrungsfristen von Unterlagen, die ordnungsgemäße Belegablage sowie wann und wie Kontoauszüge zu vernichten sind.

In diesem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, zur Abbildung von unternehmerischen Prozessen, gefordert und seit 2015 jedem Unternehmen von der Finanzverwaltung dringlich empfohlen.

Anforderungen der GoBD

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Daten-Zugriff der Finanzbehörden

Die Verfahrensdokumentation

In einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist der organisatorische und technische Prozess Ihres Unternehmens zu dokumentieren, z. B. bei elektronischen Dokumenten, von der Entstehung der Informationen: über die Indizierung, die Verarbeitung, die Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die maschinelle Auswertbarkeit, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und die Reproduktion.

Eine Verfahrensdokumentation wird unter der Maßgabe erstellt, um sowohl dem Unternehmen als auch den externen Prüfinstanzen/Finanzverwaltungen, die korrekte Einhaltung der GoBD und GoB zu dokumentieren.

Je umfassender, verständlicher und nachvollziehbarer die Verfahrensabläufe sowie der Umgang mit Dokumenten und Daten dargestellt werden, desto geringer ist das Risiko, möglicher negativer Konsequenzen, wie der Vorwurf von Formfehlern oder möglicher Unterlassungsgebühren. 

Im Folgenden finden Sie einige relevante Bereiche, die ausführlich vorzustellen und zu dokumentiert sind:

  • Einhaltung Anforderungen GoBD und GoB
  • Beschaffenheit des Archives
  • Aufstellung der IT-Systemlandschaft
  • Datenschutz-Konzept
  • Funktionalität des IKS – Internes Kontrollsystem
  • Beschaffenheit der Arbeitsabläufe
  • Etwaige tätige externe Dienstleister

Pflicht zur Führung einer Verfahrensdokumentation

Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – wenden sich an alle Gewerbetreibende und Unternehmer, die laut Gesetz zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Gesetzen verpflichtet sind.

Dies sind:

  • Unternehmen jeder Größe und Branche
  • Unternehmen, die Ihren Gewinn über die EÜR – Einnahmenüberschussrechnung – ermitteln
  • Freiberufler

Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung

Die Betriebsprüfungen durch Finanzverwaltungen sind im Wandel, und es werden immer öfter Formfehler, in der Buchführung und Dokumentation, als Grundlage von Schätzungsbefugnissen, herangezogen.

Die Nicht-Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist als ein solcher Formfehler zu betrachten und kann somit zu empfindlichen Hinzuschätzungen, von 2 – 15 % des Jahresumsatzes, führen oder zur Auferlegung eines Unterlassungsgeldes, bis zu einer Höhe, von 10.000 EUR.

Auch die Nicht-Einhaltung der neuen GoBD, im Ablauf der unternehmerischen Arbeitsprozesse oder der genauen Beschreibung der eingesetzten Software-Produkte, stellt einen Formfehler dar und kann zu einer Schätzungsbefugnis, seitens der Finanzverwaltung, führen.

Erst durch die Erstellung eines anschaulichen Dokuments, kann man das Risiko eines möglichen Formfehlers erkennen und beheben.

Wirtschaftlicher Aufwand für eine Verfahrensdokumentation

Die Höhe des Investitionsvolumens, das für die Erstellung einer GoBD-konformen
Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen anfällt, ist abhängig von mehreren Faktoren:

Menge an Prozessen
Komplexität der Prozesse
Anzahl und Vollständigkeit bereits vorhandener Dokumentationen

Die Aufwandsermittlung erfolgt bei uns stets nach einem ersten unverbindlichen und kostenfreien Vorort-Termin, bei dem wir gemeinsam, mit Ihnen, Ihren Bedarf ermitteln. Im Anschluss erhalten Sie von uns eine Schätzung, zu dem von uns ermittelten Investitionsvolumen.

Im engen Austausch mit Ihnen besprechen wir unsere Vorschläge und das weitere Vorgehen.

Kausalität Verfahrensdokumentation

Effizienz

Bessere Kosten-Nutzen-Relation durch Know-how.

Neutraler Blick

Dokumentation: sachlich, vollständig, wahrheitsgemäß, urteilsfrei.

Sicherheit

Aufzeigen und Minimieren von Risiken sowie Maximieren von Sicherheiten.

Kontakt

Pro Mandant GmbH & Co. KG
Birkenhof 22
40225 Düsseldorf
Deutschland

Claudia Kreft

Pascal Fortmann

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